FTSO Ticaret Sicili Müdürü Ergin’den şirketlere uyarı

Hazine ve Maliye ile Ticaret bakanlıklarınca hazırlanarak Resmi Gazete’de yayımlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” ile şirketlerin pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda tutulması zorunlu hale getirildi. Fethiye Ticaret ve Sanayi Odası (FTSO) Ticaret Sicil Müdürü Mustafa Ergin, ticari defterlerin elektronik ortama aktarılma süreci hakkında bilgi verdi.

14 Şubat 2025 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren düzenleme ile kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketler, 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren defterlerini elektronik ortamda tutma yükümlülüğü kapsamına alındı. 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ise kurulacak tüm şirketlere defterlerini elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirildi.

Fethiye Ticaret ve Sanayi Odası (FTSO) Ticaret Sicil Müdürü Mustafa Ergin, Ticaret Bakanlığı tarafından ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazına imkan sağlamak amacıyla Elektronik Ticari Defter Sistemi’nin (ETDS) kurulduğunu söyledi. Ergin, yapılan düzenleme ile ticari defterlere ilişkin maliyetlerin azaltılması, kayıt sürecinin kolaylaştırılması, geriye dönük olarak karar almanın önüne geçmek suretiyle olası ihtilafların önlenmesinin amaçlandığını belirtti. Fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren FTSO üyelerine yönelik uyarılarda bulunan Ergin, “Üyelerimiz bu yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç 2 ay içinde bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırabilir ve ayrı bir kuruma gitmeksizin noterde sisteme geçiş başvurusunu tamamlayabilir. İsteğe bağlı olarak ETDS’ye geçmek isteyen şirketlerde defter kapanışlarını aynı şekilde yapacaklar. Şirketlerimiz, yöneticileri veya üçüncü kişiler arasından bir veya daha fazla sistem kullanıcısı belirleyecek ve yetki verecekler. Defterlere yapılan kayıtlar, güvenli ve gizli bir şekilde tutulacak. Şirketlerimiz elektronik defterlerinde yer alan kayıtları kamu kurumu ve banka gibi üçüncü taraflara ibraz etmek istediğinde, kayıtlar ETDS tarafından özel doğrulama yöntemi içeren bir belge olarak indirilebilecek ve üçüncü kişiler bu belgeyi sistem üzerinden doğrulayabilecek.” dedi.

Yeni sistemin avantajlarını anlatan Mustafa Ergin, “Yapılan bu düzenleme ile elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen şirketler ile ihtiyari olarak bu sistemi kullanmak isteyen şirketlerin açılış ve kapanışlarda noter onayına gerek kalmayacak. Basım, saklama gibi operasyonel maliyetler ortadan kalkacak. Defterlerin kaybolma veya çalınma gibi riskleri ise sona erecek.” diye konuştu.